レッスンのキャンセル規定を決めるタイミングとその理由|単発レッスン作り

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大久保絵梨(おおくぼ えり)です。

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アーティフィシャルフラワー単発レッスンを作る際、

どう決めたら良いのか迷うひとつが「キャンセル規定」です。

本日は、<キャンセル規定はいつのタイミングでどのように考えた方が良いのか?>

<なぜ、そのタイミングなのか?>についてお話ししたいと思います^^


▲受講生のみなさんに笑顔で楽しんでいただくためにも、
やはりそれなりの規定は必要だったりします^^

※そもそも、なぜキャンセル規定は必要なのか?

なぜキャンセル規定はしっかり決めておいた方が良いのか、過去に書いています。
知りたい方はこちらの記事をどうぞ!^^

アーティフィシャルフラワーレッスン開催時、キャンセル料はどうしたら良いですか?〜そもそもキャンセルポリシーは何の為に設定するのか?〜

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キャンセル規定は、機会損失も考慮して決める必要がある

単発レッスンの場合、受講料の支払いタイミングは2つあります。

・前払い
・当日払い

です。

では次に、この2つにキャンセル規定をつけてみます。

1)前払い・キャンセル料100%

2)当日払い・キャンセル料なし

他にもパターンがありますが、最も比較しやすいのでこの2つとします。

では、キャンセルがあった場合、どちらの方が機会損失が大きくなるでしょうか?

当然(2)です。

なぜなら、当日支払いというのは、当日キャンセルのリスクを受け入れるということだからです。

(当日キャンセルに対して、キャンセル料を設けている場合もありますが、1回限りの単発レッスンとなると、現実問題、回収はなかなか難しいです。)

キャンセル料なしのリスク

キャンセルが発生すると、一般的に教室側は赤字になります。

特にダメージが大きいのは当日キャンセルです。

では、当日キャンセルが発生するとなぜ赤字になるのか?

それは、

・材料費
・人件費

がまるまる無駄になり、さらに機会損失も発生するからです。

「当日キャンセル・キャンセル料あり」の場合はまだましです。
経費分が赤字なることは防げるからです。
(但し回収できた場合の話になります)

ですが、キャンセル料を特に設定していなかった場合、以下のような損失が生まれます。

材料費について、
アーティフィシャルフラワーは腐らないので使い回しは可能ですが、
単発レッスンの場合、季節のアレンジだったりイベントものですと、
材料は次回に持ち越せません。
そうなると、欠席者の材料費がまるまる赤字になります。

人件費については、
マンツーマンレッスンの場合に特に赤字になります。
当日欠席ということは、講師はすでに支度を終えて家を出ている可能性もあるということです。
講師の交通費・時給、会場をレンタルしている場合はレンタル料が赤字になります。
マンツーマンのレッスンでなくても、会場を借りていた場合、参加者が少ないならもっと狭くて安いレンタルルームで済んだかもしれません。
定員の違いによってダメージは異なりますが、このように、講師の人件費や会場費などが赤字になります。

機会損失については、
キャンセルがなければ本来売上になっていたはずの分がまるまる失われるということと、キャンセルがもっと前にわかっていれば、キャンセル待ちの方にご案内できたはず、という2つがあります。
前者については、本来の売上ウンヌンよりも、実は経費(材料費・人件費・会場代)を回収できずに赤字になる方が切実な悩みだったりします。
後者については、せっかく受講したいと思っていた方へのご案内ができなかったということになりますし、教室のリピーターになってくださるチャンスまで奪ってしまったことにもなります。
機会損失は現実の経費だけでなく、将来の売上分も失っている可能性があります。

ざっと挙げただけでもこのようなリスクがあるため、キャンセル規定は大切なのです。

赤字を防ぐためには?

こうした赤字を回避するためには、キャンセル規定を設定することが基本となります。

キャンセル規定があれば、万が一キャンセルが発生しても、(きちんと回収できれば)経費分は赤字にならなくて済むからです。

ただ、やはりキャンセル規定があるとお客様から見て参加のハードルは高くなります。

特に子育て中のママさんなど、急な欠席の可能性が高い方を対象とする場合は、

キャンセル料に躊躇して参加申し込みをやめてしまう場合もあります。

こんな場合こそキャンセル対策は大切なのですが、
レッスンのコンセプトによっては「キャンセル料以外でなんとかしたい」と思うこともあるかと思います。

そんな場合は、

1)キャンセル料以外の方法で経費分をカバーする策を考える
2)1回のレッスン定員を増やす
3)受講料を高めにしておく

という選択肢があります。

1)キャンセル料以外の方法で経費分をカバーする策を考える」は、
定期的に行う単発レッスン(例えば月に2回、など)の場合、
振替受講を可能にし、次回のレッスンではその方はキャンセル時の材料を使ってレッスンするという方法があります。
アーティフィシャルフラワーレッスンは、同じレッスン時間に生徒1人1人違うアレンジを製作するスタイルもありますので、そのような形をとれば材料費分は無駄にならなくて済みます。
ただこの場合は、生徒様が次回も参加してくださることが決まっている場合にしか有効ではないので、チケット制にするなど工夫が必要です。

2)1回のレッスン定員を増やす」は、
1回にレッスンする人数を増やすことで利益も増やし、損失が減るようにするということです。
ただ、一般的に、人数が増えると、その分講師が生徒にかけられる時間が減ります。
4名のレッスンと、6名のレッスンでは内容の濃さが変わることは明白です。
受講生がどんな密度のレッスンを求めているのか、きちんと把握してから人数を判断しないと、ミスマッチが起こり、受講生の満足度も下がり、離れる原因となります。
教室のコンセプトとターゲットを照らし合わせるのを忘れないようにしましょう。

上記以外の方法で、
「当日支払い/キャンセル料なし」にしたい場合

先の2つの案は、講師にとってレッスン時の負担が増えるため、別の方法で対策したい場合もあるかと思います。

お部屋の関係などで安易に人数を増やせないこともありますし、
一人一人に別々の指導はハードルが高いと思う方もいらっしゃいますよね。

では、定員を変えずに、機会損失は回避しつつ「当日支払い/キャンセル料なし」にしたい場合はどうしたら良いのでしょうか?

今の人数のまま・同じ条件で機会損失を回避するためには、
(あまりやりたくない方法ですが)損失分を受講料でカバーできるように、損失分を見込んで受講料を高めに設定する方法があります。(「3)受講料を高めにしておく」方法

ここは賛否分かれるところですので、赤字覚悟でも良い場合は導入しなくても良いと思います。
当スクールも導入していません。

判断の基準は、
この単発レッスンで利益を出さないと運営が成り立たないのか、
それとも単発レッスンはあくまでもサブのレッスンであり他できちんと利益を確保できるのか、
はたまた赤字だとしてもその価格・内容を変えるべきではないのか、
等々、教室の主旨に合うかどうかが判断基準となります。
安易に決めずによく考えることをおすすめします。

もし塾考した上で、それでも導入したい場合は、
レッスン作りの最初に決めたターゲットを元に、
「この客層でこの価格の場合は何人くらいキャンセルしそうか?」予め予想し、上乗せ額を決めると良いでしょう。

ただここで気をつけたいのは、受講料が上がると、ターゲット客層とずれる可能性があることです。

例えば、5000円なら参加する客層だった場合。
10000円に上げるとまず参加率が下がります。

さらに当たり前ですが、内容が価格と釣り合っていなければお客様は集まりません。

自分本位にただ「損失回避のため」だけに受講料をアップしても、
お客様は「足元を見られている」と察知し、レッスンに対する姿勢を見透かされてしまうものです。

お客様は自分が思う以上に敏感です。

ここを釣り合わせるためには、初めから10000円の価値を提供するレッスンにするか、教室のコンセプトを変えるか、人数を増やして損失見込分もカバーする方法(「2)1回のレッスン定員を増やす」方法)に切り替えるなど、工夫が必要になります。

キャンセル規定を決めるタイミング

以上のように、受講料とキャンセル規定は、密接な関係にあります。

採算度外視で、趣味でレッスン開催するなら話は別ですが、

きちんとお仕事としてレッスンしたい場合、
キャンセル規定は受講料を決める段階で同時に決めておく(レッスン主旨やターゲットを決める段階で考えておく)と良いでしょう。

なお、キャンセル規定の内容によっても実際のキャンセル率は変わってきます。

キャンセル規定が厳しいほど本気の受講生が増えますので、

(病気などのやむをえない場合をのぞき)キャンセル率は低くなります。

ただし、その分受講生も「しっかり学びたい!」と意欲的なので、
講師が提供するレッスンの内容についても、それ相当を求められます。

自分が価格以上のものを受講生に提供できるのか、そして提供するつもりはあるのか、
そこをきちんと考えて価格設定をすると良いでしょう^^

以上、参考になれば幸いです!(*^^*)

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